Risk Breakdown Structure, Risk Matrix dan Manfaatnya

1. Risk Breakdown Structure (RBS)

    Daftar sumber risiko yang sederhana tidak menyediakan kekayaan WBS karena hanya menyajikan satu tingkat organisasi. Solusi yang lebih baik untuk masalah penataan manajemen risiko adalah mengadopsi pendekatan hirarkis penuh yang digunakan di WBS, dengan sebanyak tingkat yang diperlukan untuk memberikan pemahaman yang diperlukan mengenai paparan risiko agar manajemen efektif. 

    Struktur hirarki sumber risiko semacam itu harus dikenal sebagai Risk Breakdown Structure (RBS). Mengikuti pola definisi WBS di atas, RBS didefinisikan di sini sebagai “Pengelompokan sumber risiko proyek yang mengatur dan mendefinisikan total paparan risiko proyek. Setiap tingkat turunan merupakan definisi sumber risiko yang semakin terperinci terhadap proyek ini”. Oleh karena itu, RBS merupakan struktur hirarkis dari sumber risiko potensial. Nilai WBS terletak pada kemampuannya untuk melingkupi dan menentukan pekerjaan yang harus dilakukan pada proyek; Demikian juga RBS dapat menjadi bantuan yang tak ternilai untuk memahami risiko yang dihadapi proyek. Sama seperti WBS membentuk dasar bagi banyak aspek proses manajemen proyek, maka RBS dapat digunakan untuk menyusun dan memandu proses manajemen risiko.

    RBS (Risk Breakdown Structure) didefinisikan sebagai Pengelompokan sumber risiko proyek yang mengatur dan mendefinisikan total paparan risiko proyek. Setiap tingkat turunan merupakan definisi sumber risiko yang semakin terperinci terhadap proyek.

Tahapan Pelaksanaan RBS

    Bila RBS akan diterapkan pada proyek maka proses pengembangan RBS menggunakan WBS (Work Breakdown Structure). WBS ini adalah struktur pembagian kerja proyek secara hirarki yang khusus dikembangkan untuk keperluan proyek tersebut. Pada penerapannya untuk organisasi, selain proses bisnis juga didasarkan pada struktur organisasi yang ada. Sebagai input untuk proses penyusunan RBS adalah risiko-risiko yang pernah dialami dan hamper selalu berulang. Begitu pula dengan sumberr-sumber risiko yang tidak diketahui. Hasil proses pengembangan RBS ini dapat berbentuk hirarki potensi sumber risiko bagi organisasi dan sering kali mempunyai tampilan seperti bagan organisasi.

    Proses pengembangan RBS merupakan suatu kegiatan yang sampai berguna untuk melakukan tinjauan terhadap area-area yang menjadi perhatian dan potensi keterkaitan diantara area-area tersebut. Pelaksanaan pengembangan RBS ini dapat dilakukan dengan pendekatan top-down atau bottom-up, sama seperti pengembangan Work Breakdown Structure. Perhatikan tentang perlunya pemahaman yang cukup mengenai peringkat dari sumber-sumber risiko yang terdapat dalam organisasi.

Tahapan utama dalam menyusun RBS dengan pendekatan top-bottom adalah sebagai berikut:

    Identifikasi kelompok-kelompok besar sumber risiko. cara termudah adalah dengan      memperhatikan struktur organisasi yang ada. Secara sederhana, struktur organisasinya terdiri dari bagian manufacturing atau produksi, bagian pemasaran, bagian keuangan serta bagian SDM (Sumber Daya Manusia) dan umum. Dengan demikian, kelompok besar sumber risiko dapat diidentifikasi dengan pengelompokkan organisasi ini, yaitu risiko manufacturing, risiko pemasaran, risiko financial dan risiko      organisasi atau orang.

    Jabarkan kelompok besar sumber risiko tadi menjadi tingkatan risiko yang lebih kecil lagi, misalnya untuk risiko manufacturing dipecah lagi menjadi risiko mutu (quality risk), risiko proses produksi (production process risk), risiko kerusakan peralatan produksi (maintenance risk), risiko supply utilititas (listrik, air, angin bertekanan, oli dan sebagainya), risiko bahan baku (kelangsungan pasokan, keajegan mutu dan lain-lain), risiko bahan pendukung, risiko pencemaran lingkungan dan lain-lain.

    Hasil penjabaran di atas masih juga harus dijabarkan lagi menjadi sub-kelompok yang lebih kecil dan dilakukan secara berulang hingga proses dekomposisi ini mencapai      tahapan yang memungkinkan penanganan risiko dalam tataran yang memuaskan.      Artinya dapat diketahui dengan jelas pemangku risikonya (risk owner) dan dapat dirumuskan perlakuan terhadap potensi risiko yang ada pada level yang cukup rendah.

Persyaratan dan Aplikasi

    Dalam menyusun RBS diperlukan partisipasi yang cukup dari anggota organisasi terkait, terutama dari mereka yang memahami proses organisasi dan dapat membedakan dengan rinci potensi dari masing-masing risiko yang ditemukan. Selain itu ketersediaan struktur organisasi dengan kejelasan sasaran dan fungsi akan sangat membantu. Bila dipergunakan pada proyek maka ketersediaan Work Breakdown Structure proyek akan sangat membantu dalam menyusun RBS.

    Penyusunan RBS pada dasarnya tidak memerlukan peralatan khusus karena lebih bersifat administratif. Yang diperlukan adalah kreativitas dan partisipasi anggota organisasi yang memahami proses organisasi dan dapat membedakan secara rinci potensi risiko yang ada. Hal ini ditunjang dengan fasilitas ruangan dan peralatan rapat yang memadai. Dengan demikian, biaya yang diperlukan adalah biaya fasilitas ruangan dan perlengkapannya serta biaya orang yang terpaksa ,menyisihkan waktunya dalam proses penyusunan RBS ini. Waktu yang diperlukan akan sebanding dengan volume potensi risiko yang ditemukan. Begitu juga dalam penerapannya kelak.

    Hasil yang diharapkan melalui proses RBS adalah struktur hirarkis risiko-risiko organisasi dan informasi rinci risiko yang tercantum dalam struktur, yang diperoleh melalui analisis terhadap masing-masing risiko yang tercantum pada diagram tersebut. RBS akan sangat membantu dalam proses perencanaanmanajemen risiko untuk mengindentifikasi potensi risiko telah dapat diindentifikasi. Sekaligus keterkaitannya dengan para pemangku risiko dalam organisasi. Selain itu RBS juga akan membantu pelaksanaan seleksi metode dan sumber daya untuk menangani potensi risiko yang telah terindentifikasi. Hal lain yang dapat memanfaatkan hasil RBS adalah rekayasa proses. Ini terjadi karena dengan mengetahui potensi risiko yang akan terjadi maka dapat direncanakan suatu bentuk lain yang akan mengurangi penyebab terjadinya risiko tersebut.

    Hal yang kurang terlihat dalam penggunaan RBS adalah identifikasi risiko eksternal (dampak dari kondisi ekonomi, politik, sosial, hukum dan lain-lain) untuk hal ini, perlu kewaspadaan pimpinan organisasi dalam memetakan potensi risiko yang mungkin terjadi dan mengalokasikannya kepada pemangku risiko terkait secara tepat.

2. Risk Matrix

    Matriks Risiko atau Risk Matrix adalah matriks yang digunakan selama penilaian risiko untuk menentukan tingkat risiko dengan mempertimbangkan kategori probabilitas atau kemungkinan terhadap kategori konsekuensi keparahan. Ini adalah mekanisme sederhana untuk meningkatkan visibilitas risiko dan membantu pengambilan keputusan manajemen.

    Risiko adalah bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat diperkirakan untuk terjadi selama waktu tertentu akibat sebuah kejadian yang membahayakan (contoh: kecelakaan) atau kejadian yang akan datang. Dalam prakteknya, biasanya jumlah risiko dikategorikan ke sejumlah tingkatan kecil karena probabilitas maupun bahaya tidak dapat diperkirakan dengan akurat dan presisi.

    Secara statistikal, risiko merupakan kombinasi dari likelihood dan consequence. Likelihood ialah kemungkinan dalam suatu periode waktu dari suatu resiko akan muncul. Perhitungan kemungkinan yang sering digunakan adalah frekuensi. Consequence ialah akibat dari suatu kejadian yang biasanya dinyatakan sebagai kerugian dari suatu resiko. Oleh karena itu, perhitungan resiko dilakukan dengan mengalikan nilai likelihood dengan consequence.

    Risks = Likelihood x Consequence

    dimana :

    Consequence = konsekuensi untuk suatu resiko (contoh: Rp.)

    Likelihood = frekuensi kegagalan untuk suatu resiko (contoh: per tahun)

    Lalu apa itu Risk Matrix? Risk Matrix adalah matriks yang digunakan selama risk assesment untuk menentukan berbagai berbagai tingkatan risiko sebagai produk dari kategori probabilitas bahaya atau keparahan. Risk matrix adalah alat yang sangat efektif yang dapat berhasil digunakan Manajemen Senior untuk meningkatkan kesadaran dan visibilitas risiko, sehingga pengambilan keputusan suatu risiko dapat dibuat.

Risk Matrix

    Ada dua dimensi dalam Risk Matrix. Dimensi tersebut menunjukkan seberapa parah dan kemungkinan suatu kejadian tidak diinginkan. Dua dimensi ini kemudian membentuk matriks. Kombinasi probabilitas dan tingkat keparahan akan memberikan kejadian apapun sebuah tempat di dalam Risk Matrix.

Kebanyakan dari Risk Matrix mempunyai paling sedikit 3 bagian atau daerah:

1. Probabilitas rendah, tingkat keparahan yang rendah yang biasanya digambarkan dengan warna hijau, menunjukkan resiko dari suatu kejadian tidak cukup tinggi atau cukup bisa dikendalikan. Biasanya tidak ada tindakan yang diambil dengan kejadian ini.
2. Probabilitas tinggi, tingkat keparahan yang tinggi yang biasanya digambarkan dengan warna merah, menunjukkan sebuah kegiatan membutuhkan pengendalian lebih untuk mengurangi tingkat keparahan.
3. Kategori sedang, berada di antara dua daerah. Setiap kejadian yang jatuh di daerah ini biasanya dinilai sebagai kejadian yang perlu dipantau.

Cara Menggunakan Risk Matrix

    Pertama-tama melakukan pendaftaran mengenai risiko-risiko apa saja yang akan dihadapi oleh bisnis. Semua risiko harus di input tanpa terkecuali.

    Untuk setiap risiko, Anda harus mengevaluasi probabilitas dan tingkat keparahan (severity) dari risiko tersebut. Misalnya menggunakan skala dari 1 hingga 10, dimana 1 untuk probabilitas dan tingkat keparahan paling rendah dan 10 untuk sebaliknya. Evaluasi ini dapat didasari oleh data historis maupun judgement dari tim manajemen.

    Skala tidak berlaku kaku, namun dapat dimodifikasi sesuai dengan keperluan. Jika sudah menentukan probabilitas dan tingkat keparahan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan treatment pada terhadap risiko tersebut.

Kesimpulan

    Risk matrix adalah alat yang sangat berharga, untuk organisasi mencari proses penilaian risiko cepat, efektif, dan praktis. Matriks risiko tidak cocok untuk setiap keadaan dan mereka memiliki keterbatasan tetapi mereka juga memiliki tempat yang jelas di toolbox dari setiap manajer risiko yang ingin:

1. Memberikan data kompleks yang diringkas

2. Mendoorong dan memfasilitasi diskusi yang kuat

3. Memberikan titik fokus ketika menilai risiko

4. Memberikan konsistensi dan rincian untuk prioritas risiko