1. Project Scope Management
Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement.
Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan
Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project Scope Management, yaitu :
- Plan Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek
- Mengumpulkan Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope management plan, requirement management plan, stakeholder management plan, Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan beberapa cara seperti interview, analisis dokumen, dan membuat prototype. Output yang diperoleh pada tahap ini adalah requirement documentation dan requirement traceability matrix.
- Mendefinisikan Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk, atau layanan
- Membuat WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan pekerjaan agar lebih mudah dilakukan.
- Memvalidasi Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.
- Mengontol Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan pada scope
2. WBS
Work Breakdown Structure (WBS) adalah daftar kegiatan atau target dari ruang lingkup suatu proyek yang terorganisir dan biasa dibuat dengan menggunakan project management tools. Menurut (Satzinger, et al., 2012) ada dua pendekatan umum untuk membuat WBS, yaitu berdasarkan tujuan proyek atau berdasarkan timeline proyek. Pendekatan pertama dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh tujuan yang harus diselesaikan sesuai dengan iterasi yang telah dibuat. Kemudian WBS mengidentifikasi setiap tugas yang diperlukan untuk membuat setiap tujuan. Sedangkan pendekatan yang kedua, setiap tugas dikerjakan sesuai dengan urutan timeline dari aktifitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir.
WBS menyediakan sebuah struktur hirarki yang bertindak sebagai jembatan atau penghubung antara ruang lingkup proyek dan rencana rinci proyek yang akan dibuat dengan menggunakan sebuah software project management. Salah satu software yang biasa digunakan untuk membuat WBS yaitu Microsoft Project. WBS mengurai atau membagi proyek ke dalam komponen lebih kecil dan lebih mudah diatur yang biasa disebut work packages (Marchewka, 2015). Work package memberikan dasar logis untuk mendefinisikan kegiatan proyek dan menugaskan sumber daya yang dimiliki ke dalam setiap kegiatan tersebut jadi seluruh pekerjaan proyek teridentifikasi.
Hal-hal yang perlu diingat ketika membuat sebuah Work Breakdown Structure (WBS):
- The WBS should support the project’s MOV. WBS harus mencakup tugas atau kegiatan yang diizinkan untuk tujuan proyek yang dilaksanakan.
- The WBS should be deliverable oriented. Fokus dari proyek harus menghasilkan sesuatu, bukan hanya menyelesaikan sebuah kegiatan spesifik tertentu.
- The level of detail should support planning and control.WBS memberikan sebuah jembatan antara ruang lingkup proyek dan rencana proyek, yaitu jadwal dan anggaran.
- Developing the WBS should involve the people who will be doing the work. Untuk memastikan bahwa WBS telah sesuai dengan tingkat kerincian yang diinginkan adalah dengan memastikan orang – orang yang memiliki pekerjaan tersebut telah terlibat dalam pengerjaan proyek itu.
3. Milestone
Milestone adalah suatu bagian item pekerjaan yang dibuat seolah-olah menjadi temporary finish atau selesai sementara atas sekelompok atau serangkaian pekerjaan-pekerjaan yang menjadi bagian dari schedule besar. Item pekerjaan yang dijadikan milestone haruslah item pekerjaan yang dianggap menjadi bagian penting sebelum melanjutkan pekerjaan berikutnya atau berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan berikutnya. Contoh adalah pada suatu pekerjaan gedung yang dimulai dari kelompok pekerjaan persiapan lahan, struktur bawah, struktur atas, finishing dan M/E, lalu site development.
Sebuah milestone yang efektif, harus memenuhi kriteria:
- Specific, dalam arti ruang lingkupnya jelas.
- Measurable, dalam arti terukur, untuk menentukan apakah tahapan tersebut bisa dinyatakan selesai atau tidak selesai.
- Attainable, dalam arti dapat diselesaikan kurun waktu yang tersedia.
- Relevant, dalam arti terkait dengan ruang lingkup pekerjaan.
- Timely, dalam arti ditentukan tanggal awal dan tanggal akhir penyelesaian.
- Open, dalam arti terbuka mudah dipahami oleh berbagai pihak.
- Small, dalam arti tidak terlalu rumit.
- Assignable, dalam arti dapat ditentukan dengan mudah pihak atau bagian yang bertanggungjawab atas pencapaian milestone.
- Progressive, dalam arti pencapaian suatau milestone adalah awal dari pelaksanaan milestone berikutnya.
- Significant, dalam arti ruang lingkup milestone tidak terlalu kecil sehingga tidak terlalu banyak milestone yang harus dibuat.
4. Gantt Chart
Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt Chart.
Beberapa sebutan lain untuk Gantt Chart diantaranya adalah Milestones Chart, Project Bar Chart dan juga activity chart. Gantt Chart yang dikembangkan oleh Henry Laurence Gantt pada tahun 1910 ini pada dasarnya adalah suatu gambaran atas perencanan, penjadwalan dan pemantauan (monitoring) kemajuan setiap kegiatan atau aktivitas pada suatu proyek.
Cara Membuat Gantt Chart
1. Mengidentifikasikan Tugas
- Mengidentifikasikan Tugas yang perlu diselesaikan pada Proyek
- Menentukan Milestone (bagian pekerjaan dari suatu tugas) dengan menggunakan Brainstorming ataupun Flow chart.
- Mengidentifikasikan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu tugas.
- Mengidentifikasikan urutan pekerjaan ataupun tugas yang akan dikerjakan. Seperti Tugas yang harus diselesaikan sebelum memulai suatu tugas yang baru ataupun tugas-tugas apa yang harus dilakukan secara bersamaan (Simultan).
2. Menggambarkan Sumbu Horizontal
Gambarkan sumbu horizontal untuk waktu pelaksanaannya (dapat diletakan diatas atau dibawah halaman). Tandai dengan skala waktu yang sesuai (bisa dalam harian maupun mingguan).
3. Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
Tuliskan Tugas atau bagian pekerjaan (milestone) yang akan dikerjakan berdasarkan urutan waktu pada bagian kiri. Gambarkan Diagram Batang (Bar Graph) untuk menunjukan rentang waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas yang bersangkutan. Gambarkan kotak dari kiri dimana waktu Tugas tersebut dimulai sampai pada waktu tugas yang bersangkutan berakhir. Jika diperlukan presentasi kepada Manajemen perusahaan, gambarkan bentuk Intan (Diamond) pada tanggalnya. Gambarkan tepinya saja dan kotak tersebut jangan diisi.
4. Melakukan Pemeriksaan kembali
Lakukan pemeriksaan kembali, apakah semua tugas atau bagian pekerjaan untuk Proyek tersebut sudah tertulis semuanya ke dalam Gantt Chart.
5. CPM
CPM atau Critical Path Method adalah sebuah konsep atau metode dalam project management yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama dalam sebuah proyek sehingga kamu dapat menyelesaikannya secara maksimal tepat pada waktunya.
Metode ini akan sangat membantu project manager dalam menganalisa, merencanakan dan menjadwalkan proyek dengan lebih efisien. Pasalnya, dengan menerapkan proyek ini kamu bisa menentukan:
- Daftar semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
- Tugas mana yang paling kritis, dalam artian paling berpengaruh terhadap total waktu yang dihabiskan dalam proyek tersebut dan harus lebih diprioritaskan.
- Cara terbaik untuk menjadwalkan semua tugas dalam proyek agar memenuhi target waktu minimal penyelesaian.
Critical Path Method cocok digunakan pada proyek-proyek yang terdiri dari beragam aktivitas atau tugas. Meski begitu, terdapat kelebihan dan kekurangan dari metode yang satu ini.
Beberapa kelebihan dari Critical Path Method adalah:
- Membantu project manager memberikan waktu minimum untuk menyelesaikan proyek.
- Membantu menetapkan jadwal dan menyesuaikan sumber daya yang diperlukan.
- Membantu membuat prioritas tugas.
- Menghindari hilangnya fokus dalam mengerjakan banyak tugas dalam proyek.
- Mendapat gambaran kegiatan yang dapat berjalan paralel satu sama lain.
- Mengidentifikasi elemen paling penting dalam proyek.
- Membantu menentukan cara mencapai tujuan.
Sementara kekurangan dari Critical Path Method adalah:
- Tidak terlalu efektif bila proyek terlalu besar dan kompleks.
- Kurang cocok diterapkan bila banyak improvisasi dalam proyek.
- Dalam beberapa proyek, mengidentifikasi jalur mana yang paling kritis mungkin akan terasa sulit.
- CPM diterapkan dengan asumsi bahwa kamu mengetahui waktu pasti yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas dalam proyek, namun dalam praktiknya kadang tidak semudah itu.
referensi:
Komentar
Posting Komentar