Pembagian Tugas dalam Tim Project Perangkat Lunak

 

Tim Proyek adalah semua personel yang tergabung dalam sebuah pekerjaan proyek. Tim Proyek di bagi 2 hal :

1. Tim Inti / Project Office

    Bertanggung jawab kepada manajer Proyek

2. Personil Fungsional

    Bertanggungjawab kepada manajer proyek dan manajer Fungsional

Tim Proyek berkedudukan di dua tempat :

1. Kantor Pusat

    Pekerjaan pendahuluan/perencanaan, seperti : jadwal, anggaran, desain, rekayasa, dan kegiatan             purchasing

2. Lapangan 

    Pelaksanaan eksekusi, implementasi proyek

PROJECT MANAGER

    Tanpa Project Manager, tim IT akan sulit menentukan arah. Karena memang harus ada satu orang yang fokus untuk mengatur task dan berbicara dengan client. Bila programmer harus berbicara langsung dengan client bisa habis sudah, apalagi bila harus berbicara dengan komite. Waktu untuk mengerjakan aplikasi pun tidak akan cukup.

    

    Project manager berperan besar untuk menjadi barrier bagi rekan - rekan se-timnya dalam hal negosiasi infrastruktur dan timeline pengerjaan proyek. Juga untuk membatasi fitur yang tidak seharusnya dikerjakan di dalam timeline yang ditentukan. Tantangan menjadi project manager adalah bagaimana kita harus membendung fitur yang diinginkan client tapi ternyata harus mengganggu timeline yang ada. Pasti bikin greget kalau sudah merasakan hal tersebut.

    

    Selain itu Project Manager pun diharapkan mempunyai pengetahuan yang sama dengan rekan se-timnya, paling tidak pernah menjadi programmer terlebih dahulu agar bisa mengukur kemampuan temannya untuk menyelesaikan suatu task. Bila tidak pernah melakukan programming, bisa jadi task yang diberikan tidak sesuai dengan kemampuan pengerjaan programmer-nya.

    Project Manager adalah seseorang yang bertindak sebagai pimpinan dalam suatu proyek. Project manager ini sangat berperan penting dalam adanya suatu proyek, karena kegagalan dan keberhasilan dari proyek tersebut di tentukan oleh project manager itu sendiri.

Peranan Manajer Proyek

• Berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. 
• Berperan juga sebagai seorang komunikator. Dengan ini berarti manajer proyek menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Manajer proyek juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak dan memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan, anggaran, jadwal kebutuhan, dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang dimiliki.
• Berperan untuk mengambil keputusan yang menjadi wewenangnya, antara lain mengenai realokasi sumber daya, mengubah lingkup proyek, menyeimbangkan kriteria biaya, jadwal dan performansi.
• Merupakan seorang enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek dapat berjalan.

Fungsi Manajer Proyek :

• Membuat kerja (Mengagendakan pekerjaan)
• Mengatur jadwal kerja (Diagram PERT dan Grant)
• Bertanggung-jawab atas hasil kerja.

ANGGOTA TIM PROYEK 

Contract Administrator 

Penyiapan proposal, negoisasi kontrak, mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek, mengidentifikasikan perubahan thdp lingkup proyek, mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting, dokumentasi masalah hukum, modifikasi kontrak

Project Controller 

Membantu MP dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.Mendefinisikan job desc dan hub pekerjaan serta menentukan posisi SDM

Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial kpd MP à menyiapkan estimasi biaya, mengidentifikasi masalah finansial

Customer Liaison 

Perwakilan Teknis klien/user dalam proyekMembantu dalam pembahasan teknis dan mereview progres proyekMembantu dalam pengubahan kontrakBertanggung jawab dalam hubungan antara Kontraktor-Klien

Production Coordinator 

Merencanakan, menjadwal, memonitor, mengestimasi biaya dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi

Manajer Lapangan 

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan, dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.Penjadwalan operasi-operasi di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil di lapangan, dan hubungan dengan manajer proyek

Quality Assurance Supervisor 

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan kebutuhan.Membangkitkan semangat thdp kualitas, perbaikan metode kerja dan mencapai Zero Defect

Manajer Program

- Jika Perusahaan mengerjakan banyak proyek. Perusahaan menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para MP

- Mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dari seluruh MP

- Memastikan bahwa arah dari semua proyek tidak melenceng dari tujuan strategis perusahan

- Bekerjasama dgn para pemimpin fungsional utk melakukan alokasi SDM, dan penyelesaian konflik antar Proyek

- Memastikan bahwa perubahan yang terjadi tetap memperhatikan batas biaya, waktu, dan performansi dari proyek2 yang lain

Manajemen Puncak

- Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang manajer reatif terhadap manajer yang lain

- Menentukan lingkup dan batasan tanggung jawab pengambilan keputusan yang dimiliki manajer proyek

- Menetapkan kebijaksanaan dalam penyelesaian konflik dan penetapan prioritas

- Menjabarkan tujuan-tujuan yang akan digunakan untuk mengevaluasi performansi manajer proyek

- Merencanakan dan memberikan dukungan berupa informasi untuk kelancaran dan kesuksesan proyek. 

SISTEM ANALIS

    Orang yang bertugas untuk menganalisis sistem termasuk permasalahan yang terjadi beserta pemecahannya dan kebutuhan pengguna, sistem analis harus ahli tidak hanya tentang teknologi komputer tetapi juga tentang bisnis. Sistem analis merupakan perencana program yang akan dibuat oleh programmer

    System Analyst berperan besar dalam analisis keseluruhan sistem dan bisnis proses. Bisnis proses yang diinginkan client harus dipastikan dapat garis besar dan detailnya. Kemudian divalidasi kepada client dan diterjemahkan menjadi beberapa wujud diagram. Bisa berupa flowchart, DFD, maupun UML. Jangan lupa analisis juga kebutuhan database-nya dan harus dituangkan ke dalam ERD.

    Tidak lepas pula analisis penunjang lain seperti kebutuhan networking dan infrastruktur harus dianalisa juga bersama network engineer dan system engineer. Dan kewajibannya adalah mendokumentasikannya dengan baik agar dapat digunakan oleh programmer.

    System Analyst berperan besar dalam memudahkan programmer untuk tidak melakukan analisanya sendiri. Salah satu masalah dalam proyek IT adalah bila programmer harus melakukan analisa sendiri. Misal apakah suatu form harus divalidasi dengan rule tertentu. Atau programmer bingung dengan bisnis proses yang harus seperti apa. Kebingungan tersebut dapat membuat flow aplikasi atau sistem menjadi tidak semestinya.

Karena itu disanalah peran system analyst diperlukan.

PROGRAMMER

    Programmer atau biasa disebut dengan Pemrogram adalah Seseorang yang mempunyai kemampuan dan keahlian di dalam membuat dan menyempurnakan suatu program. Programmer  mempunyai keahlian di bidang komputer  menulis dan merancang program-program menggunakan bahasa-bahasa pemrograman komputer

Tugas programmer dalam sebuah proyek dasarnya adalah sebagai berikut :

· Membangun/mengembangkan software terutama pada tahap construction dengan melakukan coding dengan bahasa pemprograman yang ditentukan

· Mengimplementasikan requiremant dan desain proses bisnis ke komputer dengan menggunakan algoritma /logika dan bahasa pemprograman 

DBA (Database Administrator)

    DBA adalah yang bertanggung jawab untuk menjaga sistem RDBMS (Relational Data Base Management System) . DBA memiliki tanggung jawab yang berbeda, tetapi tujuan keseluruhan dari DBA adalah untuk menjaga server up setiap saat dan untuk memberikan pengguna dengan akses ke informasi yang diperlukan ketika mereka membutuhkannya. DBA memastikan bahwa database dilindungi dan bahwa setiap kemungkinan kehilangan data diminimalkan.

DBA bertugas untuk:

· Bertanggung jawab terhadap keamanan database.

· Perancangan dan koordinasi secara keseluruhan dari database. 

·  Mengembangkan skema. 

· Membuat dokumen sistem dan penggunaannya. 

· Menentukan organisasi data.

· Penerapan terhadap DBMS 

· Pengetesan dan pemeliharaan sistem database. 

· Menjadi penengah antara pemakai dan manajemen. 

· Bertanggung jawab terhadap seluruh operasi dari sistem dasar data.

· Menerapkan prosedur darurat di dalam kasis terjadinya kegagalan sistem atau kerusakan database.

UI/UX DESIGNER

    Desainer adalah seseorang yang merancang atau mendesain sesuatu sebelum sesuatu itu dikerjakan, contoh dalam pembuatan web, kita mendesain web ini agar terlihat menarik dengan cara dalam web tersebut terdapat media untuk pemasangan iklan itu adalah tugas desainer.

    Tidak semua tim mempekerjakan seorang UI/UX Designer secara terpisah dari frontend designer. UI/UX Designer juga bukanlah desainer grafis yang sering salah diartikan. Disini UI/UX Designer pun sebenarnya harus dipisah lagi menjadi dua peran, namun masih bisa digabung bila lingkupnya tidak terlalu besar.

    UX Designer berperan dalam bagaimana membuat pengguna merasa nyaman dan betah dalam menggunakan aplikasi. Tapi yang utama adalah bagaimana membuat user dapat menyelesaikan kebutuhannya saat menggunakan aplikasi. Tidak mungkin kan bila user ingin membuat sebuah data baru tapi tombolnya tersembunyi atau harus melakukan 5 aksi terlebih dahulu? disanalah peran UX Designer untuk menentukan seperti apa aplikasi harus berinteraksi dengan user-nya.

    Hasilnya, akan diwujudkan oleh UI Designer untuk menjadi wireframe atau rancangan kasar berupa layout yang akan dikerjakan oleh frontend desiner. Frontend designer akan membuat berbagai komponen dengan komposisi warna yang berbeda yang akan digunakan oleh application developer.

Technical Writer

    Haruskah seorang programmer yang mendokumentasikan keseluruhan sistem yang dibuat? tentu tidak, karena itu dalam sebuah tim proyek IT harus ada seseorang yang mendokumentasikannya secara keseluruhan dan jelas. Technical Writer harus berperan disini.

    Umumnya pekerjaan ini sering dijumpai oleh kalangan wanita profesional lulusan jurusan IT. Mungkin salah satu alasannya adalah kepiawaian dalam menanyakan sesuatu dan dokumentasi yang rapi.

    Technical Writer tidak hanya mendokumentasikan sistem dan aplikasi yang dibuat, juga membuat help guide dan software manual documentation untuk diberikan kepada client. Tanpa dokumentasi yang baik, aplikasi dan sistem hanyalah seonggok kode yang sulit dimengerti. Client pun bukan dewa yang tahu akan segalanya, oleh karena itu dokumentasi dan help guide harus dibuat sebaik mungkin.

Quality Assurance

    Perangkat atau sistem yang dibangun tentu harus lolos uji. Tidak mungkin kita memberikan sesuatu yang penuh dengan bug dan fitur yang tidak semestinya. Oleh karena itu quality assurance diperlukan untuk menangani masalah tersebut.

    Setiap fitur yang dikerjakan oleh programmer harus segera di-test baik secara manual ataupun otomatis dengan test case yang sudah disiapkan. Berbagai kemungkinan harus dicoba baik sesuai dugaan maupun diluar dugaan. Dan jangan lupa test case dan hasil test harus didokumentasikan dengan baik.

    Seiring bertambahnya jumlah fitur yang terbenam dalam sistem atau aplikasi, diharapkan seorang quality assurance mampu melakukan automated testing agar lebih mengefisienkan waktu dan dapat menggunakan waktunya untuk kepentingan yang lain.

NETWORK ENGINEER

    Network engineer yaitu orang yang memiliki tugas untuk mengawasi atau melakukan instalasi, melakukan konfigurasi, dan melakukan maintenance sistem informasi dan jaringan.

    Sering kali proyek IT skala besar tidak mau melibatkan peran yang satu ini. Padahal kemampuan computer networking itu mempunyai kekhususan tersendiri. Orang yang menguasai suatu web framework atau relational database tertentu. Belum tentu menguasai networking baik itu instalasi maupun maintenance-nya.

    Katakanlah bila suatu sistem pelayanan rumah sakit harus dipasang di semua bagian gedung. Bila harus dibebankan pada programmer tentu tidak akan efektif. Oleh karena itu network engineer harus diikutsertakan untuk menyumbang kemampuannya dalam memasang instalasi jaringan komputer yang dibutuhkan sistem.

Tanggung jawab network engineer:

· Melakukan instalasi hardware, sistem atau software baru yang digunakan dalam jaringan.

· Melakukan instalasi, konfigurasi, dan perawatan layanan jaringan (network services) dan       perangkat jaringan

· Mendukung fungsi administratif pada penggunaan perangkat jaringan.

· Mengatur protokol untuk pencadangan (backup) atau restorasi (restore) didalam sistem.

· Merencanakan dan memberikan dukungan untuk implementasi infrastruktur jaringan komputer

· Melakukan perbaikan (troubleshooting) atau analisis terhadap server, komputer kerja (workstations) dan semua yang berkaitan dengan hal tersebut.

· Mendokumentasikan permasalahan-permasalahan yang terjadi didalam jaringan untuk referensi dimasa yang akan datang.

· Memonitor kinerja sistem dan dapat mengimplementasikan performance tuning.

· Mengatur akun pengguna (users account), izin pengguna (users permission), serta implementasi firewall, dan sistem keamanan.

· Memperhatikan aspek keamanan pada aplikasi dan jaringan.

FUNCTIONAL

    Functional yaitu orang yang melakukan pengecekan terhadap project yang telah selesai baik dengan melakukan testing  maupun melakukan penulisan.

· Project Charter : adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkanjudul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya. 

· Bisnis Blueprint :   adalah cara untuk mempermudah kita dalam urusan bisnis, bisnis blueprint ini berbentuk file atau document yang isinya mengenai detail dari bisnis yang kita jalankan yang berisikan dokumentasi dari setiap prosuder  sistem serta berbagai elemen lainnya yang melekat pada bisnis kita dari waktu ke waktu.

· Functional Definition :   adalah yang bertugas untuk membuat rancangan interface dari suatu project. Functional definition menjelaskan apa saja yang ada pada sebuah project untuk mengembangkan sistem. Tiga langkah yang diperlukan dalam mengembangkan sistem :

1. Mengembangkan atau mendapatkan perangkat lunak, analisis system harus membuat keputusan yang disebut keputusan “membuat-atau-membeli’. Dalam keputusan tersebut, anda menentukan apakah akan membuat program – menulis sendiri – atau membelinya, yang artinya hanya tinggal membeli paket perangkat lunak yang sudah ada.

2. Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih perangkat lunak, maka selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak tersebut. Namun bisa saja system tidak membutuhkan perangkat keras, atau perangkat keras tersebut dapat disewa tanpa harus dibeli.

3. Menguji system, dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang telah diperoleh

· Cheklist Quality :  adalah orang yang mengecek kualitas dari program yang di buat.

· Anover Document Project : adalah penyerahan tugas dari program yang di buat.Tim Proyek adalah semua personel yang tergabung dalam sebuah pekerjaan proyek.